praca zdalna
Był marzec 2020 r., kiedy granice państwowe Azji Południowo-Wschodniej zostały zamknięte. Gdy ogłaszano blokady, byłem wtedy w Singapurze, moim rodzinnym kraju. Pandemia dotarła i do nas —byliśmy pierwszym regionem po Chinach, który dotknęła.
Jestem dyrektorem generalnym w regionie obejmującym 11 krajów. W 6 z nich pracują ludzie z mojego zespołu z Azji Południowo-Wschodniej. Mimo sporego doświadczenia w tej branży pandemia stanowiła dla mnie ogromne wyzwanie.
Wartość spotkań twarzą w twarz
Od prawie dwóch lat stoję przed kluczowym zadaniem, jak skutecznie zarządzać swoim zespołem, nie widząc się z nim twarzą w twarz. Zanim nadszedł wspomniany kryzys zdrowotny, mieliśmy z naszym zespołem swobodę w budowaniu relacji poprzez spotkania fizyczne.
Wcześniej co kwartał podróżowałem, aby porozmawiać z moimi zespołami, poznać lokalne rynki, porozmawiać z partnerami i klientami oraz pomóc w przypadku problemów na wysokim szczeblu. Teraz, gdy nie mogę tego robić, moim najtrudniejszym wyzwaniem jest ocena sytuacji w terenie — w szczególności określenie, jak czuje się mój zespół i z jakimi problemami się mierzy.
Wciąż się uczę, ale chciałbym podzielić się kilkoma spostrzeżeniami, które do tej pory zauważyłem.
Bądź wrażliwy
Jako dyrektor pracujący tysiące kilometrów od moich kolegów z zespołu, muszę być wrażliwy. Oznacza to, że słucham bardzo uważnie, aby zrozumieć, jak naprawdę wygląda sytuacja, i ewentualnie zorientować się, gdy coś jest nie tak. Na przykład, jeśli członek zespołu jest milczący bardziej niż zwykle, może borykać się z czymś, o czym nie wiem. Dlatego przyglądam się bliżej. Ale czy to zawsze jest wiarygodne?
Bez fizycznych spotkań musimy polegać na internecie i relacjach medialnych, aby zrozumieć choć trochę, co dzieje się lokalnie. Z mojego punktu widzenia istotne jest, abym dostrzegał aspekty, które mogą wpłynąć na mój zespół fizycznie, emocjonalnie, psychicznie, a nawet finansowo. Wszystkie te informacje łącznie pozwalają dokonać świadomego osądu i uzyskać szczegółowy ogląd sytuacji.
Na przykład dyrektor krajowy może mówić tylko o lokalnej sytuacji związanej z koronawirusem, ale jeśli dobrze go znam, mogę zapytać go, jaki następstwa gospodarcze i walutowe wpływają na przepływy środków pieniężnych od partnerów lokalnych.
Bądź przykładem
Dodatkowe wyzwanie stanowi powitanie nowej osoby na pokładzie. W tym szczególnym okresie przyjąłem do zespołu kilka osób i zacząłem całkowicie od zera. Co może zrobić dyrektor, gdy relacja jeszcze nie istnieje?
Może to wydawać się proste, ale moja strategia polega na włączeniu kamery. Robię to zarówno w przypadku spotkań zespołu, jak i rozmów w cztery oczy. Według mnie jest to najbardziej skuteczne w przypadku rozmów jeden na jeden z nowym personelem. My, ludzie, jesteśmy stworzeniami wizualnymi, a dzięki włączonej kamerze można zobaczyć mimikę twarzy, gesty rąk i inne niewerbalne wskazówki, które opowiadają o wiele bardziej szczegółową historię, niż można by uzyskać, słuchając tylko głosu. Dodając obraz do spotkań zdalnych, możesz lepiej poznać swój zespół — i odwrotnie.
Kontaktuję się również z innymi dyrektorami, którzy działają w moim regionie. Opowiadamy sobie o różnych kwestiach i rozmowach, które pojawiają się między naszym wewnętrznym zespołem a interesariuszami, dlatego ich poglądy są dla mnie również bardzo cenne.
Bądź gotów zaufać
Podczas tego kryzysu dyrektorzy powinni wykazywać się zrozumieniem i empatią. W Singapurze większość z nas ma własną przestrzeń. Możemy znaleźć własny kąt. Mamy stabilny internet. Mamy szczęście. Ale nie w każdym kraju tak jest.
Niektóre osoby z mojego zespołu mieszkają ze swoimi dużymi rodzinami, inne wydają sporo pieniędzy na skromne łącze szerokopasmowe. Uzgadniam z nimi, w których kluczowych spotkaniach muszą uczestniczyć, a także staram się być wyrozumiały, gdy ich konfiguracja praca-dom zawodzi.
Osobiście nie stosuję mikrozarządzania, ponieważ każda osoba w zespole, za który odpowiadam, jest pracownikiem umysłowym. Nie można mikrozarządzać i oceniać wyłącznie według liczb (w moim przypadku są to liczby związane ze sprzedażą). Są one bardzo surowym wskaźnikiem, na który może mieć wpływ gospodarka danego kraju.
Dlatego musimy przyjrzeć się innym zmiennym. Jak przebiegają rozmowy z lokalnymi partnerami? Czy wystarczająco dużo rozmawiamy z odpowiednimi klientami? Czy skutecznie informujemy o kampaniach i programach? Te właśnie wskaźniki opierają się na wynikach, które możemy zmierzyć. A jeśli o mnie chodzi, ufam, że mój zespół działa skutecznie bez względu na to, gdzie jest. Członkowie zespołu są Twoją furtką do klientów lokalnych i musisz na nich polegać.
Bądź godny zaufania
Kiedy musieliśmy spakować nasze biura i pracować z domu, w pierwszej kolejności zająłem się zapewnieniem każdemu członkowi zespołu, w każdym kraju, narzędzi do bezpiecznej pracy. Każdy potrzebował przynajmniej VPN-a, bezpiecznego laptopa i bezpiecznych kluczy w swoich telefonach komórkowych — jak wiadomo, pracownicy uzyskują dostęp do poczty e-mail i plików za pośrednictwem swoich telefonów.
W pierwszej połowie 2021 r. w samej Azji Południowo-Wschodniej rozwiązania marki Kaspersky zablokowały 382 578 ataków mobilnych, co stanowi wzrost o 14% w porównaniu z tym samym okresem w ubiegłym roku. Aby zabezpieczyć swoją sieć korporacyjną, należy zabezpieczyć swój zespół.
Ponadto dyrektorowie muszą być w stanie pomagać swoim zespołom zdalnie i lokalnie w nagłych przypadkach.
Jako dyrektor możesz budować zaufanie, pomagając członkom zespołu w przypadku problemów lub dając pomysły i wskazując słabe punkty. Bądź mentorem, a nie mistrzem — jesteś częścią zespołu i również masz rolę do odegrania.
Bądź spokojny
Ważne jest także, aby zachować spokój i zwracać uwagę na nawet najmniejsze sygnały wysyłane przez swój zespół. Przeskakiwanie z jednego spotkania na następne sprawia, że wpadamy w rutynę. Musisz umieć zatrzymać się i posłuchać. Jeśli ta pandemia czegokolwiek nauczyła nas, dyrektorów, to ponownego dostrajania się do ludzi.
Sytuacja zmienia się nieustannie. W zależności od kraju liczba infekcji rośnie lub maleje, zdarzają się pewne zawirowania polityczne, a ponadto w niektórych zespołach chorują bliscy krewni moich ludzi, co także ma na nich wpływ. To może być demotywujące. Musieliśmy więc stale dostosowywać się w zależności od sytuacji na miejscu. Należy potrafić wczuć się w czyjąś sytuację, ponieważ nie można stosować tej samej miary we wszystkich krajach.
Każdy dostosowuje się inaczej, dlatego musimy słuchać swojego zespołu i poznać go lepiej niż przed pandemią. Nie miejmy obsesji na punkcie spełniania kluczowych wskaźników wydajności czy terminów, ponieważ te rzeczy są w zasięgu ręki, o ile masz dobry (i zdrowy) zespół pracujący zdalnie.
Porady