Zbyt wiele danych to nic dobrego

„Bo w wielkiej mądrości – wiele utrapienia, a kto przysparza wiedzy – przysparza i cierpień”.
Księga Koheleta 1:18

W czasach zaawansowanej technologii i powszechnej dostępności niedrogich urządzeń do gromadzenia i przechowywania informacji, ten cytat jedynie dowodzi, w jaki sposób współcześnie traktujemy naszą nieograniczoną przestrzeń do przechowywania danych na rozmaitych urządzeniach.

Dziesięć czy piętnaście lat temu prawdziwym wyzwaniem było wypełnienie tych pozornie ogromnych dysków twardych o pojemności 20 GB, które były dostępne za dość wysoką cenę. Nasze nagromadzone zasoby takie jak muzyka, filmy czy zdjęcia mogły być swobodnie trzymane na skromnych płytach CD-R (ach te 700 MB – można było tam tyle zmieścić!). Jednak dzisiaj nie jesteśmy wcale szczęśliwsi z setkami gigabajtów, które mamy do dyspozycji na naszych PC-tach, smartfonach i tabletach. Kupujemy dodatkowe dyski zewnętrzne oraz przestrzeń w chmurze, aby wypełnić je rzeczami, które nieustannie gromadzimy. Rzecz jasna – mamy takie możliwości, więc czemu nie mielibyśmy z nich korzystać? Ale czy nie jest tak, że ta rosnąca ilość danych przysparza nam więcej kłopotów niż daje zalet?

Za dużo do przechowywania i tworzenia kopii zapasowej

Pierwszym i najbardziej aktualnym problemem jest samo przechowywanie. Niedrogi dostęp do internetu oraz stosunkowo tanie urządzenia do magazynowania danych, sprawiły, że zamieniliśmy się w prawdziwych kolekcjonerów wszystkiego, co wydaje się nam być ważne: filmów, muzyki, zdjęć, programów oraz wielu innych danych. Wszystkie te rzeczy lądują na naszych dyskach (wewnętrznych, zewnętrznych), błyskawicznie zapełniając wolną przestrzeń i poniekąd wymuszając kupno kolejnej pamięci. Jednak, gdy któregoś dnia, jedno z tych urządzeń się popsuje, pojawi się zasadnicze pytanie: czy możemy jakoś zabezpieczyć wszystkie nasze zgromadzone zasoby? Tworzenie kopii zapasowych jest oczywistym (i w zasadzie jedynym słusznym) rozwiązaniem, jednak jest bardzo czasochłonne, zwłaszcza jeżeli masz dużo niewielkich plików (a z pewnością tak jest). Wymaga także dodatkowych nakładów finansowych. W dodatku, nikt nie zagwarantuje Ci, że dysk zewnętrzny będzie działał poprawnie w momencie, gdy będzie wypełniony po brzegi Twoimi zasobami. Zawsze możesz też zorganizować sobie całą macierz RAID chociaż, jest to już spory wydatek.

Jest też na to alternatywny sposób – przechowywanie w chmurze. Dane umieszczone na zewnętrznych serwerach, wysoka niezawodność, dostęp z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu – brzmi jak rozwiązanie idealne. Ale w rzeczywistości, jest to raczej odpowiednia opcja dla tych zamożniejszych użytkowników, którzy nie mają prawie nic do przechowywania. Na przykład, portal DropBox za darmo dostarcza Ci tylko 2 GB wolnej przestrzeni w swoim serwisie. Niektóre z portali mogą zaoferować Ci od dziesięciu do dwudziestu razy więcej, jednak na tym to się skończy – za pozostałe miejsce będziesz musiał dopłacić. A więc jeżeli chciałbyś stworzyć – na przykład – kopie zapasowe dla pół terabajta swoich danych korzystając z usług serwisu DropBox, przygotuj się na pożegnanie z niemal 2 000 zł. I jest to oczywiście tylko opłata roczna. Pewnym rozwiązaniem jest też korzystanie z wielu kont, tylko z podstawowym (bezpłatnym) miejscem, ale to już nie jest tak wygodne jak mogłoby się wydawać.

Za dużo do przeniesienia

Kolejnym, dużym problemem z ogromną ilością danych jest ich transfer. Jeżeli jesteś posiadaczem iPhone’a lub Maka, możesz zrobić to w krótkim czasie, dzięki domyślnym opcjom tworzenia kopii zapasowych. Znacznie trudniejsze jest już przeniesienie wszystkich danych ze starego PC-ta z systemem Windows XP, na nowy komputer z Windowsem 8 – zwłaszcza jeżeli masz sporą kolekcję plików. Najprostszym sposobem na wykonanie tego, jest ustanowienie połączenia peer-to-peer za pomocą szybkiej sieci bezprzewodowej lub kabla sieciowego. Ale to z pewnością nie rozwiąże problemu, przed którym prędzej czy później staniesz: wiesz, że wszystkie Twoje pliki znajdują się gdzieś na dysku zewnętrznym, ale nie jesteś w stanie stwierdzić gdzie konkretnie. Jeżeli jesteś w stanie zapamiętać, gdzie znajduje się każdy plik na Twoim komputerze, to albo jesteś geniuszem, albo masz hopla na punkcie porządku (chapeau bas!). We wszystkich innych okolicznościach, odszukanie plików i folderów, które chcesz przenieść na inne urządzenie zajmie Ci godziny, a może nawet kilka dni.

W każdym razie, tuż po przejrzeniu każdego folderu i wybraniu wszystkich plików, a następnie przeniesieniu naszego całego bałaganu na nowe urządzenie, chcemy jak najszybciej pozbyć się tego starego. I wtedy nagle, jak grom z jasnego nieba, pojawia się niepokojąca myśl: czy aby na pewno nie zapomnieliśmy jeszcze o jakimś dobrze ukrytym folderze? A to już zwiastuje pojawienie się trzeciego problemu.

Zbyt wiele do stracenia

Jak sam dobrze wiesz z doświadczenia: im więcej rzeczy posiadamy, tym mniej o nie dbamy. To samo działa w przypadku gromadzenia danych. Zbieramy wszystkie ulubione filmy, kolekcjonujemy muzykę (nawet jeżeli jest warta do posłuchania nie więcej niż jeden raz), wypełniamy nasze foldery zdjęciami, dokumentami, grami i różnymi narzędziami. Wydaje nam się, że jeżeli wszystkie te rzeczy są zapisane na urządzeniu, na którym właśnie pracujemy, to są one całkowicie bezpieczne.

Niestety, tak nie jest. Jak już wspomniałem wcześniej, każdy nowoczesny dysk twardy może się zepsuć w nieprzewidywalnym dla nas momencie. To samo dotyczy wszystkiego innego: ważne foldery mogą przypadkowo trafić do kosza, wartościowe dokumenty mogą zniknąć (ponieważ pewnego dnia przez przypadek klikniesz „Nadpisz plik”), a to tylko wierzchołek góry lodowej. Nie zapomnij również o takich zjawiskach, jak szkodliwe programy, które mogą zaszyfrować lub zniszczyć Twoje dane ciągu jednej sekundy (i to bez możliwości odzyskania!). I nawet jeżeli utrata kolekcji zabawnych zdjęć z Justinem Bieberem nikogo specjalnie nie zmartwi, to już bezpowrotna strata np. pamiątkowych fotek z wakacji może być ogromnym ciosem.

Co w takim razie robić?

Alternatywnym rozwiązaniem jest wyrzucenie wszystkich zbędnych plików i folderów, które nagromadziłeś przez tyle lat. Oczywiście, jest to swojego rodzaju wyzwanie, dlatego pozostawimy ten etap, ludziom, którzy mają silną potrzebę wejścia w stan zen. A my przejdźmy do bardziej praktycznych i realnych porad.

Po pierwsze – posprzątaj. Dużo łatwiej jest przechowywać i zapisywać nowe pliki wraz z datą ich utworzenia, jednak gdy „nagle” Twój dysk wypełni 500 GB danych, odnalezienie poszukiwanego dokumentu okaże się nie lada wyzwaniem. Chociaż, mimo wszystko jest to dobry moment, aby przejrzeć swoje zasoby. Oczywiście – zajmuje to sporo czasu i wymaga cierpliwości. Niemniej jednak – warto. Dla własnego spokoju i przyszłych korzyści oraz komfortu w korzystaniu z własnych danych.

Po drugie, pozbądź się bezużytecznych plików. Po pewnym czasie aktywnej pracy na swoim urządzeniu, Twój system może być przepełniony różnymi dokumentami, z których nigdy nie korzystałeś, albo nawet nie wiedziałeś o ich istnieniu: duplikaty pewnych dokumentów lub plików multimedialnych, kopie pamięci podręcznej, stare wersje narzędzi lub gier itp. W takim wypadku dobrym pomysłem będzie uruchomienie specjalnego programu, który automatycznie odnajdzie takie zbędne dokumenty, a także wyczyści pamięć podręczną oraz usunie nieużywane pliki pozostawione przez jakieś oprogramowanie. Cała reszta może być wykonana już przez Ciebie. Przykładowo, ja używam bardzo prostej, ale za to efektywnej metody, aby zlokalizować nieużywane, duże pliki: posortuj wszystkie dokumenty według rozmiaru oraz dany ostatniej modyfikacji. Taki przegląd, zawsze pozwala mi na zwiększenie wolnej przestrzeni – czasem nawet o 10-20 GB.

Po trzecie, nie gromadź wszystkiego na dysku twardym. Przyzwyczajenie do przechowywania całej zawartości internetu na swoim PC-cie było w porządku … jakieś 15 lat temu. Obecnie, kiedy żyjemy w czasach szybkich i tanich łączy internetowych, nie jest już to czynność niezbędna. Zawsze możesz obejrzeć swój ulubiony program lub posłuchać nowego albumu online – wystarczy kilka kliknięć. Jeżeli o mnie chodzi, to nie pamiętam kiedy ostatni raz słuchałem muzyki NIE korzystając w tym celu z internetu. Aczkolwiek, nawet jeżeli będziesz miał potrzebę słuchania muzyki lub oglądania filmu będąc offline na swoim tablecie, ściągnięcie ich z Sieci powinno zająć Ci tylko chwilę.

Po czwarte, podziel swoje zebrane zasoby na kategorie i odpowiednio je zabezpieczaj. Po tym jak już wysprzątasz swoje urządzenia, warto posortować pliki według kategorii, np.: praca, dom, prywatne, archiwum itp. Oczywistym jest, że im ważniejsze będą dla Ciebie rodzaje folderów, tym mocniejszego zabezpieczenia będą potrzebowały. Na przykład, skany istotnych dokumentów, prywatne i finansowe dane, elektroniczne hasła oraz inne, podobne informacje, powinny być przechowywane oddzielnie, najlepiej na urządzeniu, które nie jest stale podłączone do Sieci. Trzymanie ich w wersji zaszyfrowanej, może być również dodatkowym zabezpieczeniem – na wszelki wypadek. Z drugiej strony, jeżeli nie gromadzisz danych, które potencjalnie są cenne dla cyberprzestępców, możesz wrzucić je w chmurę, która pozwoli Ci na korzystanie z nich w każdym możliwym miejscu, z prawie każdego typu urządzeń. Twoje prywatne archiwum może być zapisane gdziekolwiek uważasz za słuszne, jednak my rekomendujemy Ci dysk zewnętrzny, gdyż jest to najtańsze rozwiązanie. I nie musisz do tego celu kupować superszybkiego dysku SSD – stary dobry twardziel wystarczy, a do tego jest dużo tańszy.

Nie ulega wątpliwości, że cały proces sprzątania i porządkowania swoich zasobów w taki sposób, aby nie zapełniały błyskawicznie wolnego miejsca, jest rzeczą trudną. Ale wierzcie mi – warto to robić. Pewnego dnia, kiedy będziecie musieli przenieść się na nowy sprzęt, zrozumiecie, że takie działania miały wielki sens. A tymczasem zrób mały eksperyment: otwórz dowolny dysk, na którym trzymasz wszystkie dokumenty i zrób porządek z połową z nich – po prostu, żeby poczuć różnicę.