Jak będą wyglądać biura przyszłości?

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek, jak będzie wyglądać typowe biuro za, na przykład, dziesięć lat?

Pierwsza rzecz, jaka przychodzi mi do głowy, to sprzęt wykorzystujący nowoczesne technologie, pokazywany w jakichś filmach fantastycznych: skaner siatkówki przy wejściu, Robocop jako ochroniarz, wcielenie 3D Twojego szefa w luksusowej sali konferencyjnej, etc. — wszystkie te pomysły kopiują dzisiejszą rzeczywistość i rozszerzają ją o cyfrowe gadżety dla geeków.

Rzeczywistość jest znacznie bardziej przyziemna i mniej napakowana gadżetami, ale w pewnym zakresie może być jeszcze bardziej szokująca. Zaprezentujemy teraz kilka kontrowersyjnych trendów, które mogą mieć wpływ na nasze biura w niedalekiej przyszłości.

Wszędzie dobrze, ale w domu najlepiej – gdziekolwiek jesteś

Sądząc po niektórych ogłoszeniach oraz zachęcających publikacjach, wykonywanie pracy w domu to nasza najbliższa przyszłość. Popierają to statystyki: liczba takich biur rośnie.

Moda na całkowicie zdalną pracę rozpoczęła się jakieś dziesięć lat temu, gdy znacząco wzrosła dostępność internetu. Przez wiele lat popularność internetu stabilizowała się. W Polsce całkowita liczba pracowników, którzy pracują jedynie zdalnie, wynosi około 4%.

O wiele częściej stosowana jest praca zdalna okazjonalna – od czasu do czasu. Dzisiaj pracujesz w biurze, jutro przygotowujesz prezentację w PowerPoincie w samolocie, pojutrze odpowiadasz na e-maile, siedząc w kawiarni w innym mieście.

Biuro na zawsze!

Każdy, kto choć raz pracował zdalnie, nauczył się doceniać urok biura – przynajmniej podczas pierwszej godziny. Wiele badań udowodniło, że fizyczny kontakt ze współpracownikami (ale nie taki, jak myślisz!) znacznie podnosi ich produktywność. Według firmy doradczej Strategy Plus maksymalny stopień wykorzystania przestrzeni biurowej wynosi średnio 42%, natomiast elastyczna, możliwa do dostosowania otwarta przestrzeń zwiększa prawdopodobieństwo, że pracownicy staną się sobie bliżsi.

Niekoniecznie oznacza to, że musimy pracować, stojąc – zgodnie z modą. Jeśli odejdziemy od osobistych przestrzeni pracowników (boksów), zmniejszymy przestrzeń nieużytkową i znów zwiększymy produktywność. Tak się stało w norweskiej firmie Telenor, która wdrożyła to podejście w 2003 roku.

Google i IBM także znajdują się wśród firm, które zaadoptowały pomysł przestrzeni współdzielonej.

Spotkajmy się przy ekspresie do kawy

Powszechnie wiadomo, że najistotniejsze sprawy firmy są omawiane nie w sali konferencyjnej, ale przy ekspresie do kawy czy dystrybutorze wody.

Architekci nowoczesnych budynków biorą to pod uwagę i myślą praktycznie. W najnowszych biurach przestrzeń jest tak zorganizowana, że te małe „nieplanowane” spotkania pracowników z różnych działów dzieją się same – właśnie w takich „energetycznych miejscach”.

Jak to się stało? Wszystkie lokalne ekspresy do kawy i dystrybutory wody zostały zlikwidowane w poszczególnych działach i przeniesione do wielkich „miejsc spotkań”, gdzie pracownicy w sposób naturalny rozmawiają ze sobą – metody te wykorzystują działy programistów firm Google i Samsung.

Leż i myśl

Całkiem prawdopodobne, że w niektórych biurach znikną standardowe miejsca pracy składające się z biurka i krzesełka. Stanie się tak nie ze względu na przestrzeń, ale ze względu na zdrowie użytkowników.

Siedzący tryb życia to udowodnione zło. Na przykład, według badania u 45-letniej osoby spędzającej powyżej 11 godzin dziennie siedząc na krześle ryzyko śmierci w ciągu następnych 3 lat zwiększa się o 40%.

Holenderska firma RAAAF zdecydowała się rozwiązać ten problem poprzez założenie studia eksperymentalnego zwanego „The End of Sitting” (ang. Koniec siedzenia), który przypomina raczej nowoczesny plac zabaw niż miejsce pracy. Być może ktoś ma problem z normalnym siedzeniem pośród chaotycznie ułożonych plastikowych klocków. Dlatego można się tam położyć, stać, pójść do szczeliny między konstrukcjami czy zwinąć się w kłębek. Ten wymuszony ruch podczas pracy opiera się na braku typowych miejsc pracy, w których pracownik może komfortowo siedzieć przez dłuższy czas.

Aby eksperyment jak najlepiej odzwierciedlał rzeczywistość, pozwolono grupie „młodych ekspertów” pracować w tym biurze przez trzy tygodnie, czyli cały czas trwania eksperymentu. Uczestnicy przyznali, że mieli „zmęczone stopy”, ale potwierdzili także, że czuli się bardziej „żywi” niż w tradycyjnym biurze. Być może należałoby jeszcze wziąć pod uwagę opinię osób starszych, ale eksperci, z jakiegoś powodu, zdecydowali się pominąć ten krok.

Stój! Kto idzie?

Rety, odciskanie palców i skanowanie tęczówki brzmią niesamowicie i tak przyszłościowo! Jednak najbardziej prawdopodobne jest, że kontrola wstępu do przeciętnego biura będzie opierała się na programowalnych zamkach elektronicznych otwieranych przy pomocy, powiedzmy, smartfona.

Zaletą tego rozwiązania są niskie koszty — takie zamki są już masowo używane w inteligentnych domach. Każdy pracownik mógłby otrzymać elastycznie skonfigurowany profil bezpieczeństwa a jako przepustkę używać tymczasowego certyfikatu cyfrowego. Proste i eleganckie, a za kilka lat trudno będzie znaleźć kogoś nieposiadającego smartfona.

Współpraca – to jest to

Ponieważ dzisiaj przestrzeń pracownicza to w większości gotowy standard, w przyszłości takie biura mogą stać się popularne w najbardziej mainstreamowych firmach.

Przemawia za tym prosta prawda: praca na wspólnej przestrzeni umożliwia oszczędzanie dzięki elastycznemu podejściu podczas korzystania z zasobów (wspomniane 42% maksymalnego wykorzystania przestrzeni), a także wykorzystuje efekt „ekspresu do kawy” w różnorodnym środowisku, co z kolei zwiększa produktywność.

Wzrastająca popularność usług zewnętrznych sprawia, że z łatwością można taniej i efektywniej wykorzystać infrastrukturę (IT, łączność, bezpieczeństwo, konserwacja) i cieszyć się wyższą elastycznością infrastruktury.

Cóż, kryształowa kula nie zawsze jest niezależna. Dzisiaj pomysły te wyglądają całkiem sensownie, ale w przyszłości pracownicy mogą uśmiechnąć się protekcjonalnie, gdy je usłyszą – tak jak my teraz na obrazy francuskich artystów, którzy przedstawili kiedyś wizję rzeczywistości w 2000 roku. Nasze realia zmieniają się tak szybko, że trudno jest dokładnie zgadnąć, jak to będzie. Czas pokaże.