Dlaczego brak równowagi między pracą a życiem prywatnym to problem również dla cyberbezpieczeństwa

Granica między życiem osobistym a zawodowym coraz bardziej ulega zatarciu. Teraz spędzamy znacznie więcej czasu w biurze niż we własnym domu. Jednak aż jedna czwarta osób wykonuje zadania firmowe poza biurem. Wszelkiej maści poradniki przekonują, że w obecnych czasach idealna równowaga między życiem prywatnym a zawodowym jest tylko mrzonką.

Brak rozdzielenia między zadaniami, które należy wykonać w pracy, a tymi, które należą do sfery domowej, wynika z szybkiego wzrostu ilości cyfrowych informacji, którymi jesteśmy zalewani. Osobista i zawodowa sfera naszego życia wykorzystuje dane dostępne na przykład w portalach społecznościowych czy poczcie e-mail, cyfrowych dokumentach i folderach współdzielonych. Jak pokazało nasze przeprowadzone niedawno badanie, zarządzanie plikami firmowymi oraz danymi uwierzytelniającymi pozostawia wiele do życzenia.

Koniec równowagi między sferą biznesową a osobistą

Praca w biurze od 9 do 17 ma swoje plusy: stałe zatrudnienie i przychód oraz godziny pracy. Jednak te czasy już minęły. Teraz dobrze jest zostać w pracy odrobinę dłużej: a to na jednorazowym spotkaniu, a to z powodu pilnej sytuacji czy na imprezie świątecznej. Dla milionów osób pracowanie do późnych godzin jest koniecznością — w przeciwnym razie ich praca nie będzie efektywna. Na przykład w Meksyku pracuje się średnio 43 godziny tygodniowo, a tuż za nimi plasują się mieszkańcy Kostaryki, Grecji czy Korei Południowej.

Takie okoliczności sprawiają, że pracownicy muszą żonglować swoim życiem prywatnym i osobistym. Często w biurze zostawiamy rzeczy osobiste i odrabiamy w nim zadania domowe. Rzadko musimy przebierać się w pracy w strój firmowy, dlaczego więc mielibyśmy postępować tak z informacjami cyfrowymi? A posiadanie dostępu do potrzebnych nam danych zarówno z domu, jak i z biura, znacząco ułatwia życie.

Z punktu widzenia firm wynika z tego spoty problem: personel nie zawsze przywiązuje szczególną uwagę do tego, gdzie przechowuje informacje firmowe. Pracownicy, którzy przechowują swoje dane na urządzeniach firmowych, nie zawsze wystarczająco dbają o ich bezpieczeństwo. Jeśli dane te będą zbyt łatwo dostępne, mogą wyciec. Oczywiście będzie to miało daleko idące konsekwencje — przede wszystkim dla firmy.

Firmy muszą zarządzać danymi — oraz swoimi pracownikami

Gdy pracownicy walczą o odpowiednie zarządzanie swoimi informacjami osobistymi i zawodowymi, firmy mają inne, bardzo trudne zadanie: nadzorowanie i zabezpieczanie coraz większego stosu plików i danych. Według naszego badania 80% pracowników nie uważa, że ponosi odpowiedzialność za nadawanie odpowiednich uprawnień do poczty e-mail, plików i dokumentów — nawet jeśli sami je utworzyli.

Wrażliwe dane osobowe, informacje związane z finansami czy kody autoryzacyjne to tylko kilka przykładów danych, które codziennie wykorzystują firmy. Jednak personel nie przechowuje tych informacji bezpiecznie ani odpowiednio. Nieco niewiele ponad połowa (56%) pracowników regularnie usuwa nieaktualne elementy ze swojej skrzynki pocztowej, a zaledwie jedna na trzy osoby (34%) pozbywa się przestrzałach plików ze swoich dysków twardych.

Problem cyfrowego bałaganu jeszcze bardziej zwiększa sytuacja, gdy informacje są przechowywane w miejscach, które trudno jest kontrolować, na przykład w chmurze lub folderach współdzielonych, lub gdy pliki są przesyłane. Dodatkowo ze względu na szybki wzrost liczby generowanych plików organizacje mają trudności w zarządzaniu informacjami firmowymi. Mimo to nadal są one odpowiedzialne za to, aby wrażliwe lub poufne dane nie były łatwo dostępne oraz aby nie znalazły je osoby nieuprawnione. Na przykład jeśli pracownik będzie mógł natknąć się na informacje o wypłacie kolegi, dlaczego miałoby to nie udać się hakerowi nie?

Firmy wierzą, że ich personel będzie im pomagał w bezpiecznym zarządzaniu danymi. Jeśli pracownicy i organizacje wspólnie będą dbać o bezpieczeństwo informacji, będą rozwijać firmowy etos, w którym każdy dba o bezpieczeństwo firmy i pomaga w tym innym. W tym miejscu bardzo duże znacznie ma edukacja pracowników, aby zrozumieli oni istotę bezpieczeństwa danych i swoją w tym rolę. Tylko wtedy będą mogli lepiej zarządzać swoimi informacjami osobistymi i zawodowymi.

Mniejsza presja

Z naszego doświadczenia wynika, że cyfrowy bałagan nie jest problemem natury czysto osobistej lub firmowej. Zasadniczo chodzi o niewystarczające poczucie odpowiedzialności osobistej oraz o to, że ludzie nie potrafią wybrać i użytkować odpowiednich środowisk do różnych celów.

Każdy ma inne doświadczenie. Osoby starsze, które w wielu przypadkach czują się mniej komfortowo w kwestii nowych technologii, mogą mniej ochoczo udostępniać swoje hasła niż osoby młode— nawet te zbyt młode, aby wziąć całkowitą odpowiedzialność za swoje osobiste działania. Z drugiej strony wszyscy znamy osoby, które lepiej się czują w pracy w zorganizowanej przestrzeni, a także takie, które zrobią dużo więcej w stosach papierów (nie w bałaganie — to inny rodzaj środowiska!).

Zamiast więc skupiać się na instalowaniu firmowych rozwiązań na urządzeniach prywatnych (to trudne zadanie, a w niektórych krajach nawet niemożliwe) lub próbować zmieniać nawyki ludzi poprzez stosowanie wobec nich gróźb, należy utworzyć środowisko, w którym zachowana jest równowaga między bezpieczeństwem a wygodą — dla rożnych typów informacji i procesów biznesowych. Co ważniejsze, trzeba wyjaśnić różnice między pracą, która musi przebiegać wyłącznie w obrębie firmy, a przestrzenią, w której pracownicy mogą się komunikować i współpracować z osobami z zewnątrz.

Każdy może zorganizować swoja lodówkę po swojemu, jednak jeśli będziemy korzystać ze wspólnej — lub z firmowego biurka lub rozwiązania chmurowego — musi ona być odpowiednio wygodna i bezpieczna dla każdego. Wymaga to powszechnego zaadoptowania wybranych reguł. I oczywiście ktoś musi tak to zorganizować, aby przyzwyczajenia pracowników nie kolidowały z potrzebami firmy, a wszystkie potrzeby firmowe nie obniżały komfortu pracy.